Mengetahui Bagaimana Acara Event Organizer Bekerja

Kini, makin banyak orang menggunakan jasa event organizer untuk mengadakan sebuah acara, baik skala besar ataupun kecil. Peran dari Event Organizer atau orang sering menyebutnya EO ini sangat vital karena menjadi kunci penting berjalan dan lancarnya sebuah acara.

Nah, bagaimana acara Event Organizer bekerja mungkin menjadi pertanyaan yang paling membuat banyak penasaran. Sebetulnya, pihak EO pun juga memiliki tahapan – tahapan kerja yang harus dilakukan dengan detail.

Setiap tahapan memiliki fungsi – fungsi sendiri yang cukup krusial. Tidak bisa juga kalau dilewati begitu saja karena bisa dikatakan bahwa setiap tahapan seperti sebuah proses juga. Nah, berikut ini langkah – langkah kerja dari sebuah Event Organizer.

Bagaimana Acara Event Organizer Bekerja

Sebenarnya, cara kerjanya cukup kompleks karena harus mengatur semua hal dari mulai perencanaan sampai pada pelaksanaan. Bahkan, tak hanya sampai pada acara berlangsung saja, namun juga ada tahapan khusus setelah pelaksanaannya. Nah, berikut tahapannya detailnya.

  1. Perencanaan dan Briefing Klien

Pertama adalah perencanaan serta melakukan briefing kepada klien (apa yang mereka butuhkan). Klien akan mendiskusikan kebutuhan serta keinginan sampai pada visi dan misi acara mereka kepada jasa EO.

Setelah tahap diskusi ini, EO akan merencanakan tema dan konsep acara yang akan dibuatnya. Tak sampai disitu saja, bahkan EO juga akan mendiskusikan berapa jumlah tamu yang hadir, tempat yang diinginkan agar sesuai dengan kapasitas.

Pada tahap perencanaan ini juga EO akan detail membuat timeline perencanaan acara, dan mempertimbangkan hal lain seperti logistic, keamanan, cuaca dengan begitu cermat.

  1. Penyusunan Anggaran

Pada tahap penyusunan anggaran ini menjadi salah satu hal penting agar acara berjalan dengan lancar. EO akan menyusun perincian biaya mulai dari sewa tempat, hiburan, dekorasi, catering, sound system, keamanan, biaya transportasi untuk logistic dan sebagainya.

Penyusunan biaya ini haruslah transparan dan disepakati oleh klien agar kualitas acaranya juga tetap baik dan berjalan dengan lancar. Bagi EO yang bekerjasama dengan vendor pun juga harus memberikan rincian biaya dari vendornya.

Tapi, beda ketika EO memang hampir lengkap memiliki tiap kebutuhan seperti misalnya ada juga EO yang memiliki sound system dan hiburan serta dekorasi. Pada intinya, di tahap ini semuanya haruslah transparan dan diketahui oleh klien.

  1. Pemilihan dan Koordinasi Vendor

Biasanya, EO tidak bekerja sendiri, melainkan juga bekerjasama dengan beberapa vendor. Vendor ini biasanya seperti catering, dekorasi dan sebagainya. Kalaupun EO memiliki hiburan dan dekorasi sendiri, klien juga dibebaskan untuk memilih.

Setelah melakukan pemilihan ini nantinya EO akan berperan untuk mengoordinasikan agar semuanya berjalan dengan baik. Peran EO juga sangat penting untuk memastikan acara berjalan dengan lancar dengan vendor yang datang tepat waktu.

Disini, EO akan memastikan semuanya sudah direncanakan dengan rapi untuk selanjutnya memastikan acaranya berjalan dengan lancar.

  1. Publikasi

Untuk tahap ini sebetulnya opsional, karena tidak semua acara juga butuh publikasi atau promosi. Biasanya, untuk acara hiburan seperti konser atau peluncuran sebuah produk memang membutuhkan tahap ini yaitu publikasi atau promosi.

Pada tahap ini, pihak EO akan membantu mengiklankan atau memasarkan acara baik secara online (di sosial media, website dan sebagainya) maupun secara offline. Untuk materi iklan sendiri juga harus disesuaikan dengan klien.

Untuk tahap ini pun, ada klien yang memang memiliki materi iklan untuk ditayangkan. Namun, ada juga klien yang belum memilikinya dan meminta pihak EO untuk membuatkannya. Disinilah mengapa pada tahap perencanaan di awal harus tahu visi dan tujuan acaranya.

Sebenarnya, tidak hanya untuk menentukan konsep acara melainkan pula juga untuk membuat iklan promosi berupa banner atau sebagainya agar sesuai dengan temanya.

  1. Manajemen Operasional

EO akan melakukan tugasnya untuk mengatur seluruh jadwal loading operasional seperti peralatan, dekorasi, perlengkapan stand catering (jika perlu), transportasi dan tenaga untuk melakukan operasional tersebut.

Manajemen operasional ini jadi hal yang paling krusial dan bagi seorang EO benar – benar harus teliti dan tidak boleh ada satupun yang terlewatkan karena pada tahapan ini sudah dekat dengan pelaksanaan acara.

Pada tahap ini juga pihak EO akan mengawasi secara langsung di lapangan. Atau yang sering dikatakan juga loading alat. Ini akan dilakukan jika acara dilakukan pagi, maka bisa malam harinya, kalau acaranya cukup siang maka pihak EO bisa saja melakukannya di pagi hari.

  1. Pelaksanaan Acara

Tugas selanjutnya bagaimana acara event organizer bekerja tentu menjadi pengawas berjalannya acara. Dari mulai sampai akhir, tugas EO sangatlah penting. Pihak EO akan datang lebih awal untuk memastikan segalanya sudah siap.

Setelah itu, pada saat acaranya berlangsung pun juga akan terus memantau dan mengawasi berjalannya acara sesuai dengan timeline yang direncanakan. Jika saja terjadi masalah yang terjadi, EO juga lah yang akan menyelesaikan tanpa mengganggu klien ataupun mengganggu berjalannya acara.

Pada tahap pelaksanaan acara juga pihak EO akan memastikan bahwa acara juga tepat waktu, tidak terlambat karena terlambat beberapa menit atau bahkan satu jam saja pastinya sudah mengganggu banyak vendor juga.

Karena berkaitan dengan sewa tempat, dan mungkin saja jika bekerjasama dengan vendor lain yang mungkin saja juga memiliki acara setelahnya. Memang peran EO sangat vital tidak hanya sebelum saja, Karena yang utama tentu saat pelaksanaan.

  1. Evaluasi

Setelah selesai pun, EO tidaklah langsung selesai begitu saja karena setelah selesai, tahap akhir dari peran EO adalah evaluasi. Tetap, walaupun EO sudah melayani berbagai puluh acara sekalipun, tahapan ini penting untuk dilakukan.

Tahap evaluasi ini akan dipertemukanlah pihak EO dan juga klien untuk membahas detail acara yang sudah berjalan. Apakah ada yang potensial untuk diperbaiki di masa depan (dari pihak EO) dan mana yang berhasil (dari segi detail acara).

Evaluasi sebenarnya juga jadi langkah untuk tindak lanjut apabila dari pihak EO melakukan kesalahan. Walaupun berpengalaman, dalam rangka peningkatan kualitas dan layanan tentu hal ini perlu dilakukan.

Evaluasi ini juga akan menindaklanjuti pembayaran apabila pihak EO bekerjasama dengan vendor pada saat acara. Di tahap ini, pada intinya memastikan bahwa seluruh kewajiban sudah ditunaikan dan tidak ada yang tertinggal. Begitu pula bagi klien apabila belum melakukan pelunasan.

Berbagai Tanggung Jawab Seorang Event Organizer (EO)

Memang tanggung jawab utama EO adalah untuk mengatur berjalannya sebuah acara dari awal sampai akhir. Tapi, tentu saja ada tanggung jawab lainnya yang begitu penting. Diantaranya,

  • Merancang acara, panduan, tiket sampai denah tata letak acara
  • Mengatur acara sesuai dengan tema, konsep dan preferensi klien
  • Membangun komunikasi dengan klien yang baik untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan klien dalam sebuah acara
  • Memilih lokasi yang tepat
  • Mendiskusikan serta mengarahkan setiap tim saat pelaksanaan acara
  • Memastikan transportasi untuk operasional berjalan dengan baik
  • Mengatasi permasalahan (problem solving) yang mungkin saja terjadi saat acara

Tanggung jawab pihak EO memang sangat krusial apalagi untuk acara. Bisa saja sebuah masalah terjadi dan tak terduga. Bagi kita yang cukup awam, itu mungkin akan sangat menyulitkan dan bahkan sangat mengganggu sebuah acara.

Tentu berbeda jika menggunakan jasa Event Organizer yang sudah berpengalaman dan memang sudah siap menghadapi tantangan karena sudah profesional dan berpengalaman dalam mengatasinya. Jadi, acara berjalan dengan lancar dan bisa menikmati acaranya dengan santai.