Pahami Dulu Apa Bedanya Event Management Dan Event Organizer Sebelum Menyewanya!
Apa bedanya event management dan event organizer? Jangan bingung lagi! Informasi di bawah ini akan memberikan Anda jawabannya. Nantinya, Anda bisa menentukan apakah harus menggunakan event management atau event organizer untuk membantu persiapan acara Anda.
Fungsi dari Event Management Vs Event Organizer
Event Management
Secara fungsi, event management memiliki peran yang lebih luas jika dibandingkan dengan event organizer. Seorang event manajer dan timnya akan membantu klien mulai dari persiapan awal hingga akhir acara.
Bahkan, mereka masih harus melakukan evaluasi setelah acara tersebut berakhir. Anda bisa menggunakan event management untuk merancang konsep, tujuan, pengelolaan, hingga menetapkan anggaran dana acara.
Event Organizer
Berbeda dengan event management, peran event organizer tidak seluas event organizer. Sesuai dengan namanya, tim event organizer akan membantu dan bertanggung jawab ketika merencanakan dan saat menjalankan acara.
Jadi, event organizer tidak membantu Anda untuk menentukan konsep, tujuan, pengelolaan, ataupun menetapkan anggaran dana. Biasanya, tim event management akan menyerahkan tugas kepada tim event organizer ketika semua persiapan awal seperti konsep, tujuan, pengelolaan semua elemen, serta alokasi dana acara sudah ditetapkan dan disetujui. Nah, fungsi dari event organizer adalah memastikan rencana sudah diaplikasikan sesuai dengan yang sudah disepakati sebelumnya.
Tugas Event Management Vs Event Organizer
Event Management
Tugas tim event management juga berbeda dengan event organizer. Tim event management akan membantu Anda mulai dari awal. Misalnya, Anda ingin membuat sebuah acara besar namun masih bingung menentukan konsep yang sesuai.
Nah, Anda bisa berkonsultasi dengan tim event management agar menemukan jawabannya. Anda pun bisa berkonsultasi mengenai target acara tersebut hingga pesan yang ingin disampaikan kepada para tamu atau pengunjung acara tersebut nantinya.
Tim event management akan memastikan bahwa tujuan acara tersebut sudah sesuai dengan yang Anda atau klien inginkan. Selain itu, tim management juga bertugas untuk menyusun anggaran acara, seperti dana untuk menyewa vendor, dekorasi, dan kebutuhan lainnya.
Mereka memastikan bahwa dana teralokasikan sesuai dengan rencana serta memastikan tidak terjadi kekurangan atau pembengkakan. Tugas lain dari tim manajemen adalah mengatur seluruh tim yang terlibat dalam acara tersebut, termasuk mengatur event organizer.
Event Organizer
Tugas tim event organizer adalah menjalankan semua yang sudah direncanakan oleh tim event management. Misalnya, tim event management sudah menunjuk vendor tertentu, maka tim event organizer yang akan menghubungi vendor tersebut. Tim ini memastikan bahwa vendor tersebut bersedia dan siap untuk mendukung acara yang sudah direncanakan.
Tugas lain dari tim event organizer adalah bertanggung jawab terhadap pengaturan acara di lokasi. Artinya, tim ini bertugas mengatur lokasi yang akan digunakan untuk acara, menyiapkan panggung serta memastikan tata letak vendor dan panggung sudah sesuai.
Tim event organizer juga memastikan bahwa semua perlengkapan sudah siap untuk digunakan saat acara nanti. Ketika acara berlangsung, tim event organizer akan lebih banyak bekerja, seperti memastikan acara berjalan sesuai rencana hingga mengatasi masalah yang muncul.
Tanggung Jawab Event Management Vs Event Organizer
Event Management
Apa bedanya event management dan event organizer yang lain? Perbedaan lainnya adalah mengenai tanggung jawab mereka. Tentu saja, baik event management dan event organizer sama-sama bertanggung jawab kepada klien untuk memastikan acara berjalan sesuai dengan rencana.
Namun, tim event management memiliki tanggung jawab yang lebih besar. Tim inilah yang bertatap muka dan berdiskusi langsung dengan klien mulai dari awal perencanaan hingga nanti acara berlangsung.
Karena itu, tim ini harus memastikan dan berkoordinasi dengan semua pihak agar acara berjalan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan. Jika ada hal yang tidak diinginkan ketika acara berlangsung, tim event management harus memastikan bahwa pihak-pihak terkait berhasil mengatasinya.
Event Organizer
Tim event organizer lebih bertanggung jawab kepada tim event management. Pasalnya, tim inilah yang melaksanakan dan merealisasikan semua rencana yang sudah dibuat oleh tim event management dan klient.
Mereka harus memastikan bahwa acara berjalan dengan lancar dan sesuai dengan rencana sebagai bentuk profesionalisme dan tanggung jawab kepada tim event management. Jika ada masalah, maka tim ini wajib melapor kepada tim event management sekaligus menyelesaikannya dengan pihak-pihak terkait.
Peran Event Management Vs Event Organizer dalam Penggunaan Dana Acara
Event Management
Peran event management dalam penggunaan dana acara adalah mengetahui sekaligus mengatur dana yang ada. Jadi, ketika Anda menyebutkan budget dana acara, maka tim event management akan langsung membagi dana tersebut sesuai dengan kebutuhannya.
Mereka akan membuat daftar keperluan yang terkait dengan acara sekaligus perkiraan dana yang dibutuhkan. Contohnya, mereka akan menentukan jumlah dan brand vendor, sewa tempat acara, membuka lapangan parkir, sewa perlengkapan, dan lain-lain sekaligus total dana. Tentu saja, tim ini juga memastikan bahwa acara tetap bisa berjalan sesuai dengan dana yang sudah ada.
Event Organizer
Tim event organizer akan menerima daftar keperluan acara sekaligus dana yang sudah disepakati. Dengan kata lain, tim ini akan menindaklanjuti semua yang ada dalam daftar. Contohnya, tim event organizer akan menghubungi pihak vendor catering, menanyakan menu, sekaligus mengurusi pembayarannya sesuai dengan dana yang sudah ada.
Skala Acara yang Ditangani oleh Event Management Vs Event Organizer
Event Management
Skala acara yang ditangani oleh event management biasanya lebih besar ketimbang event organizer. Biasanya, seseorang akan menggunakan jasa event management saat akan menggelar acara besar, seperti konferensi, festival, ataupun acara skala besar lainnya.
Pasalnya, mereka harus menentukan ide, konsep, tema acara dengan matang, termasuk tujuan diselenggarakannya acara tersebut. Misalnya, Anda didapuk dalam penyelenggaraan konferensi yang akan mengundang para pejabat dari beberapa negara di dunia.
Dalam hal ini, Anda memerlukan bantuan dari tim event management. Mereka akan membantu Anda menentukan tema, ide besar, hal-hal yang dibutuhkan, alokasi dana, dan lain-lain hingga acara bisa terealisasi.
Event Organizer
Skala acara yang ditangani oleh event organizer tidak sebesar event management, walaupun biasanya tim ini ikut serta dalam pelaksanaan penyelenggaraan acara besar yang dilakukan oleh tim event management. Umumnya, seseorang menggunakan jasa event organizer untuk penyelenggaraan acara pernikahan, ulang tahun perusahaan, serta acara-acara organisasi di daerah-daerah.
Dalam hal ini, klien biasanya sudah memiliki konsep acaranya sendiri. Pihak event organizer bertindak sebagai tim yang membantu merealisasikan ide dan konsep acara tersebut. Konsepnya pun tidak sedetail penyelenggaraan acara besar dan formal semacam konferensi ataupun festival.
Pengalaman Dalam Menggelar Acara antara Event Management Vs Event Organizer
Event Management
Bisa dibilang kalau tim event management sudah memiliki banyak pengalaman dalam membantu penyelenggaraan sebuah acara. Besar kemungkinan jasa event management memulai karir mereka dengan menjadi jasa event organizer terlebih dahulu.
Seiring dengan berjalannya waktu dan pengalaman yang semakin banyak, mereka akhirnya meningkat menjadi jasa event management. Tentu saja, jasa event management harus mumpuni, profesional, dan banyak pengalaman karena akan menyelenggarakan acara besar dengan dana yang bisa jadi milyaran atau triliunan rupiah.
Event Organizer
Bisa dikatakan bahwa event organizer merupakan tangga awal mereka yang ingin mengembangkan jasa event management di kemudian hari. Event organizer adalah tempat mereka mencari network serta pengalaman sebanyak-banyaknya.
Semakin banyak network dan pengalaman yang mereka dapatkan, jasa event organizer biasanya akan bisa berkembang menjadi jasa event management. Setidaknya, jasa ini mampu menyelenggarakan sebuah acara dengan dana ratusan juta hingga milyaran rupiah sebelum akhirnya naik ke tingkat selanjutnya.
Kesimpulan
Intinya, Event management adalah tim utama dibalik terselenggaranya sebuah perhelatan besar. Merekalah yang memikirkan acara tersebut mulai dari nol hingga terwujud. Nah, dalam proses mewujudkan perhelatan besar tersebut, tim event management membuat tim event organizer untuk membantu mereka.
Ketika tim event management dan tim event organizer bisa bersinergi dengan baik, maka penyelenggaraan acara pun akan berjalan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan. Dan sekarang, Anda pasti sudah paham apa bedanya event management dan event organizer.
