Pengertian dan Hal – hal yang Diurus Event Organizer dalam Mendukung Kelancaran Acara

Sudah bukan menjadi rahasia umum lagi, bahwa event organizer (EO) umumnya memiliki keterlibatan langsung dalam mendukung kelancaran beberapa acara, baik itu acara ulang tahun, pernikahan dan lain – lain. Bahkan, tidak jarang EO sering kali menggunakan handy talkie untuk memudahkan melakukan koordinasi dengan tim lain selama acara berlangsung. Yang menjadi pertanyaan disini adalah, kira – kira apa saja yang diurus oleh event organizer? Agar supaya Anda lebih paham mengenai event organizer tersebut, maka bisa menyimak seluk beluk penjelasannya di artikel berikut ini.

Sekilas pengertian tentang event organizer

Pada dasarnya, event organizer (EO) sendiri umumnya merupakan salah satu jasa layanan berupa tim yang bertanggung jawab dalam membantu mempersiapkan seluruh aspek penunjang dalam penyelenggaraan sebuah acara. Beberapa aspek tersebut yaitu mulai dari awal pembuatan rencana, pengeksekusian sampai dengan pengawasan untuk memastikan agar acara berjalan dengan lancar. Adapun acara yang biasanya ditangani oleh jasa EO sendiri, umumnya berskala besar baik itu berupa acara nasional sampai dengan internasional sekalipun.

Lebih lanjut, Anda perlu tahu bahwasanya jasa EO sendiri umumnya akan bekerja langsung di lapangan dan memiliki tanggung jawab secara penuh dalam mewujudkan acara sesuai dengan perencanaan dan keinginan dari klien. Dalam kaitannya dengan hal tersebut, pihak EO umumnya memiliki beberapa tanggung jawab penting. Yaitu mulai dari membantu pelaksanaan acara di lapangan, melakukan koordinasi dengan vendor & pihak terkait, mengatur keperluan logistik & operasional, melakukan pengawasan dan masih banyak lagi. Adapun di Indonesia sendiri, banyak kita temukan berbagai jenis event organizer di antaranya yakni sebagai berikut.

• Wedding organizer : mengurus acara pernikahan dari mulai dekorasi, catering sampai dengan pemilihan venue.
• Music & entertainment event organizer : mengatur acara konser, festival musik sampai dengan pertunjukan hiburan.
• Corporate event organizer : membantu dalam pengurusan acara perusahaan mulai dari seminar, workshop, gathering dan launching produk baru.
• Exhibition & expo event organizer : membantu dalam penyelenggaraan acara pameran dagang / bazar.
• Sport event organizer : mengurus acara olahraga seperti turnamen dan lari maraton.

Hal – hal yang membedakan antara event organizer dan event planner

Seperti yang kita ketahui bersama, bahwasanya menggelar sebuah acara agar supaya berjalan dengan lancar memang tidaklah semudah yang dibayangkan. Terlebih lagi jika acara tersebut memiliki skala besar, tentunya membutuhkan bantuan pihak lain untuk membantu dalam mempersiapkan segala sesuatunya. Berkaitan dengan hal tersebut, biasanya tidak sedikit orang yang akan memanfaatkan jasa event organizer ataupun event planner. Akan tetapi, perlu Anda tahu bahwa meskipun keduanya memiliki peranan penting dalam menunjang kesuksesan sebuah acara, namun ternyata ada sejumlah perbedaan mendasar yang perlu dipahami di antaranya yakni sebagai berikut.

1. Tanggung jawab utama

Salah satu perbedaan utama yang dapat Anda lihat antara event organizer dan event planner, yaitu terlihat dari segi fokus tanggung jawab utamanya. Dalam hal ini dikarenakan, bahwa event organizer umumnya memiliki tanggung jawab penuh untuk membantu pelaksanaan dan operasional acara di lapangan. Hal ini jauh berbeda dengan event planner, yang mana umumnya hanya memiliki fokus tanggung jawab utama dalam membantu menyiapkan perencanaan dan konsep acara yang akan digelar oleh klien saja.

2. Waktu keterlibatan dalam acara

Berikutnya, Anda juga dapat membedakan antara event organizer dan event planner dari segi waktu keterlibatan dalam acara yang akan digelar nantinya. Diketahui, event organizer umumnya memiliki keterlibatan penuh pada tahap akhir sebelum acara dimulai dan selama acara berlangsung, sehingga pelaksanaan acara berjalan sesuai dengan rencana. Sementara itu untuk event planner, biasanya akan memiliki waktu keterlibatan penuh dari awal, yakni sejak tahap perencanaan dilakukan sampai dengan finalisasi konsep acara.

3. Peran dalam manajemen anggaran acara

Perbedaan lainnya dari event organizer dan event planner, yaitu bisa dilihat dari segi perannya dalam manajemen anggaran acara. Disini dikatakan, bahwa event organizer umumnya memiliki peran penting dalam mengawasi penggunaan anggaran selama acara berlangsung, khususnya dalam hal logistik sampai dengan operasional. Hal ini jauh berbeda dengan event planner, yang mana memiliki tugas dan tanggung jawab dalam mengelola keseluruhan anggaran dan memastikan agar perencanaan acara bisa dilakukan sesuai batas anggaran yang sebelumnya sudah ditentukan.

4. Keterlibatan dalam detail teknis acara

Adapun perbedaan lainnya antara event organizer dan event planner, bisa Anda lihat dari segi keterlibatan dalam detail teknis. Pada event organizer, biasanya akan menangani detail teknis baik itu dari mulai pengaturan tempat, perangkat audio visual serta memastikan agar semua operasional acara berjalan dengan lancar. Berbeda dengan event planner, dimana biasanya lebih fokus pada konsep dan pengalaman untuk mendukung acara yang akan digelar nantinya.

Apa saja yang diurus oleh event organizer dalam pelaksanaan acara?

Dalam mendukung kesuksesan pelaksanaan acara yang digelar, biasanya event organizer memiliki beberapa tugas tertentu yang memang perlu diurus dengan baik dan matang. Sebab jika nantinya ditemukan permasalahan di tengah – tengah acara, sudah dipastikan pihak pertama yang harus bertanggung jawab dan mengatasi masalah tersebut yakni pihak EO tersebut. Berkaitan dengan hal tersebut, berikut ini ada beberapa hal yang umumnya akan diurus secara langsung oleh pihak EO dalam menggelar pelaksanaan acara sesuai keinginan klien.

1. Membantu menyiapkan rancangan acara

Pihak EO, umumnya memiliki peranan penting dalam memastikan agar acara yang digelar dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan keinginan klien. Oleh sebab itulah, hal paling penting yang biasanya diurus oleh pihak EO, yakni membantu mempersiapkan rancangan acara yang memang sesuai dengan permintaan dari klien. Dalam mempersiapkan acara yang akan digelar, pihak EO perlu menggabungkan antara kreativitas dan kepraktisan rancangan. Selain itu, pihak EO juga harus memperhitungkan segala hal yang mungkin terjadi, termasuk hal – hal beresiko buruk agar tidak mempengaruhi jalannya acara tersebut.

2. Meriset konsep acara yang diinginkan klien

Dalam tim EO, biasanya akan dilakukan riset dengan cermat untuk memastikan agar supaya acara yang berlangsung dapat berjalan dengan lancar dan memang memenuhi harapan klien. Saat melakukan riset ini, penting untuk melakukan pengumpulan data & fakta relevan yang nantinya dapat membantu dalam merancang konsep acara. Dengan melakukan riset tersebut, maka akan memudahkan bagi pihak EO dalam membuat sketsa awal acara yang akan dibuat, serta nantinya bisa mempengaruhi pelaksanaan acara tersebut.

3. Membuat anggaran sesuai konsep dan mengoordinasikan kerja tim

Hal lain yang juga biasanya akan diurus oleh pihak EO, yakni membuat anggaran sesuai dengan konsep serta mengoordinasikan kerja tim. Dalam hal ini, pihak jasa EO diharuskan bersikap realistis dalam mengelola anggaran yang sebelumnya sudah disiapkan oleh klien. Selain itu, pihak EO juga akan mengurus dalam koordinasi kerja tim untuk memastikan agar acara yang digelar dapat berjalan dengan lancar. Untuk mendukung kerja sama tim, penting bagi pihak EO untuk memperhatikan beberapa hal mulai dari pelaksanaan acara, dokumentasi acara, penyediaan perlengkapan, penyediaan konsumsi dan lain – lain.

4. Memonitoring jalannya acara dan melakukan evaluasi

Adapun pihak EO juga umumnya akan membantu dalam memonitoring jalannya acara dan melakukan evaluasi. Apabila nantinya terdapat kendala atau situasi darurat ketika acara berlangsung, sudah menjadi tanggung jawab pihak EO untuk bertindak cepat dalam menangani masalah yang ada tersebut. Dan setelah acara selesai dilaksanakan, event organizer juga nantinya akan melakukan evaluasi, yang mana penting dilakukan untuk mengetahui apakah acara yang sudah digelar berjalan lancar dan perlu diperbaiki lagi ke depannya.

Demikianlah tadi informasi mengenai seluk beluk event organizer yang perlu Anda ketahui dan pahami. Dengan mengetahui informasi tersebut, tentunya Anda kini tidak penasaran lagi mengenai apa saja yang diurus oleh event organizer dalam menunjang kelancaran sebuah acara.